DataDock, Cofrac, Qualiopi, sept critères, 32 indicateurs… Le jargon administratif a de quoi faire tourner la tête : les organismes de formation se retrouvent contraints d’intégrer, parfois dans l’urgence, les nouvelles règles imposées par la réforme de la formation professionnelle. Les obligations évoluent, d’autres arrivent, et la préparation ne s’improvise pas en quelques semaines. L’anticipation n’est plus une option.
Par Sarah Hafiz, en collaboration avec Valérie Gonzalez d’OK Solution.
Pour clarifier les grandes obligations auxquelles un organisme de formation doit se plier, voici les points majeurs à retenir :
- Le numéro de déclaration d’activité auprès de la Direccte reste incontournable. Chaque année, un rapport pédagogique et financier doit être transmis.
- Le référencement DataDock permet encore d’accéder à des financements mutualisés (Opco) et publics, au moins jusqu’au 31 décembre 2021.
- À compter du 1er janvier 2022, il faudra décrocher la certification Qualiopi selon le Référentiel National Qualité (RNCQ) pour conserver l’accès aux financements mutualisés et publics. Attendre la dernière minute est risqué : les délais s’allongent souvent en fin d’année.
Un point à noter : l’exigence de certification Qualiopi pour obtenir des financements publics et mutualisés a été repoussée au 1er janvier 2022 par l’ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020.
Plan de l'article
Toujours obligatoire : déclaration d’activité auprès du Direccte
Avant 2017, il suffisait de déclarer son activité à la Direccte (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi) pour proposer des formations éligibles aux financements Opca (devenus Opco). Cette formalité administrative et les obligations associées n’ont pas disparu.
Un enregistrement, pas une accréditation. Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) obtenu n’est autre qu’un numéro d’enregistrement administratif. Il ne s’agit ni d’un label ni d’un blanc-seing de l’État. En l’absence de contrôle systématique, des vérifications ponctuelles peuvent néanmoins être menées en cas de doute sur la conformité.
Première marche indispensable. Cette déclaration reste le passage obligé pour démarrer une activité de formation professionnelle.
Respecter le rythme annuel. Il faut chaque année avoir réalisé au moins une action de formation et transmettre à l’administration son bilan pédagogique et financier retraçant l’ensemble de l’activité. À défaut, le NDA peut être rendu caduc, obligeant à recommencer toute la procédure.
Exonération de TVA : une démarche distincte. Le NDA seul ne suffit pas pour obtenir l’exonération de TVA. Il faut compléter et envoyer le formulaire Cerfa n° 3511, « Demande d’agrément pour les activités de formation professionnelle continue », au Service des impôts des entreprises.
Depuis 2017 : DataDock, recommandé mais non imposé
Le 1er janvier 2017 marque un tournant dans la surveillance de la qualité des organismes de formation. La loi du 5 mars 2014, précisée par le décret du 30 juin 2015, impose aux financeurs publics et mutualisés de vérifier la conformité de leurs partenaires de formation.
Voici les 6 grands critères qui structurent l’évaluation de la qualité :
- Définition d’objectifs de formation adaptés au public visé
- Méthodes d’accueil, suivi pédagogique et évaluation des stagiaires
- Compétences et formation continue des intervenants
- Conditions d’information du public sur l’offre, les délais et les résultats
- Prise en compte des appréciations des stagiaires
- Moyens pédagogiques et techniques mobilisés
Certifications qualité ou DataDock : deux chemins. Les Opca/Opco et autres financeurs ont mutualisé leurs exigences en créant le DataDock en 2016. Pour être référencé, l’organisme de formation doit prouver, via 21 indicateurs, qu’il répond aux 6 critères. Les financeurs restent libres d’ajouter des exigences spécifiques à leur propre catalogue.
Il existe d’autres moyens que DataDock pour attester de la qualité, notamment l’obtention de labels ou certifications enregistrés auprès du Cnefop (aujourd’hui sous la houlette de France Compétences). Ces reconnaissances font l’objet de contrôles documentaires à distance, voire d’audits sur site, à la différence du DataDock qui se limite à une procédure unique et dématérialisée.
DataDock n’est ni un label, ni une certification. Il s’agit d’un référencement administratif. Contrairement à une certification, il ne s’accompagne pas de contrôles périodiques.
Procédure entièrement en ligne. Toutes les pièces justificatives sont déposées via une plateforme dédiée. Ce fonctionnement s’applique aussi à certaines certifications listées par France Compétences.
Respect des obligations réglementaires. Les organismes de formation doivent également se conformer à la réglementation : règlement intérieur, programme pédagogique, transmission d’informations et de documents préalablement à l’inscription, adéquation entre les prestations et les besoins, innovation pédagogique, tarification adaptée au marché.
Sans financement public, le NDA suffit. Un organisme qui travaille exclusivement avec des clients privés peut se contenter de son NDA, à condition de respecter toutes les obligations prévues pour la formation professionnelle continue. Les actions réalisées doivent être enregistrées dans le récapitulatif du parcours professionnel de chaque salarié tous les 6 ans.
2022 : la certification Qualiopi s’impose
La nouvelle référence s’appelle désormais Qualiopi. Par abus de langage, on évoque parfois la « certification Cofrac », mais le Comité Français d’Accréditation ne délivre aucune certification : il accrédite les organismes qui en ont la charge.
Pour rester éligible aux financements publics ou mutualisés, les organismes de formation doivent obtenir la certification Qualiopi, basée sur le Référentiel National Qualité (RNCQ) pour les actions de développement des compétences. Cette certification unique donne accès à tous les financements, là où DataDock laissait la possibilité aux financeurs d’ajouter leurs propres critères.
Financements publics et mutualisés. La certification Qualiopi est requise pour solliciter des financements auprès des Opco, de l’État, des Régions, de la Caisse des Dépôts, de Pôle Emploi ou de l’Agefiph.
Le référentiel comporte 7 critères, détaillés en 32 indicateurs :
- 6 critères déjà présents dans DataDock : objectifs, moyens, suivi, compétences, information, évaluation
- Un 7e critère, inédit : l’engagement de l’organisme dans son environnement professionnel (veille juridique, suivi des évolutions de compétences, innovation pédagogique)
Audit initial sur site. Avant délivrance, l’organisme certificateur vérifie en personne que les dispositions déclarées sont effectivement appliquées et conformes au référentiel RNCQ.
Audit de surveillance l’année suivante. Entre 14 et 24 mois après l’audit initial, une vérification (souvent à distance) s’assure que les engagements sont tenus dans la durée.
Renouvellement tous les trois ans. Tous les trois ans, un nouvel audit sur site vient valider la conformité pérenne de l’organisme. C’est l’occasion d’actualiser, si besoin, les éléments du dossier.
Combien ça coûte ? L’audit initial démarre à 1 500 € HT pour un chiffre d’affaires inférieur à 150 000 € par an. Le tarif dépend du nombre de jours d’intervention, lui-même lié à la taille de la structure. Les règles sont fixées par le décret du 6 juin 2019.
Perte de certification : risque réel. Si, lors d’un audit de suivi, l’organisme ne respecte plus les critères et indicateurs, la certification peut être suspendue ou retirée.
Sans Qualiopi, pas de financement public. Un organisme non certifié ne peut prétendre aux financements mutualisés ou publics. Il reste possible de former des entreprises hors financement, mais la certification risque de devenir un prérequis tacite, même sur le marché privé.
Le Ministère du Travail tient à jour la liste des organismes certificateurs habilités par le Cofrac pour auditer les prestataires de formation, les actions de validation des acquis de l’expérience et la formation en apprentissage. Cette liste s’étoffe progressivement et devrait continuer à évoluer.
* Le référentiel national qualité (RNCQ) est détaillé dans l’annexe du décret n° 2019-565 du 6 juin 2019.
** Ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 : report de la certification Qualiopi au 1er janvier 2022.
Pour approfondir le sujet :
- « De DataRock à Cofrac : les liens d’aujourd’hui et de demain »
- « Critère n° 1 de la certification de qualité : communiquer sur son offre »
- « Critère Qualiopi n°2 : offre de formation adaptée aux besoins »
Le compte à rebours est lancé. Pour ceux qui veulent rester dans la course, la rigueur administrative devient le passage obligé. Ce n’est plus une contrainte, mais la nouvelle norme du secteur.