Accueil Formation Quelles sont les qualités d’un bon assistant de direction 

Quelles sont les qualités d’un bon assistant de direction 

L’assistant de direction figure parmi les meilleures ressources humaines d’une entreprise. Il joue un rôle essentiel au sein de cette dernière et est parfois considéré comme le secrétaire de direction. Étant donné qu’il s’apparente au bras droit du chef d’entreprise, l’assistant de direction doit disposer de certaines qualités indispensables. Découvrez dans ce dossier quelques-unes de ces qualités !

Savoir communiquer

Pour commencer, il faut dire que l’assistant de direction est au centre de la communication interne et externe de l’entreprise. De fait, il doit avoir une solide base en communication. L’expression et la compréhension sont les principales qualités de communication qu’un assistant de direction doit développer. Ce dernier doit également disposer d’une aisance orale et écrite. Il doit être capable de communiquer délicatement son message à l’endroit du client.

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Certaines formations rémunérées reçues lui permettront de maitriser l’ensemble des différents documents professionnels de l’entreprise de tutelle. Grâce à sa bonne approche de communication, il vulgarise une bonne image de l’entreprise. L’assistant de direction doit savoir rapporter les informations qui lui sont communiquées. En général, les entreprises préfèrent des assistants de direction bilingues ou trilingues.

Disposer d’une bonne capacité d’écoute

Savoir écouter ses interlocuteurs est un indispensable pour un assistant de direction. Cela lui permet de les comprendre et de peaufiner au mieux son message. En effet, lorsqu’on parle d’être à l’écoute, il faut recourir à l’apprentissage et à la compréhension des informations, des besoins et des attentes des destinataires. Pour ce faire, l’assistant de direction doit savoir poser les questions. Cela l’aidera à mieux cerner les informations de son interlocuteur.

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La capacité d’écoute d’un assistant de direction lui permet d’anticiper les attentes et certaines demandes de son supérieur hiérarchique. Cela laisse place à une bonne collaboration. Selon une source, le fait d’être à l’écoute permet de renforcer au fur et à mesure la coopération entre le chef d’entreprise et l’assistant de direction. Dans ce sens, le feedback régulier contribue à l’amélioration de la productivité et de l’efficacité au travail.

Savoir s’organiser

L’organisation est un aspect important pour mener à bien l’ensemble des missions d’un assistant de direction. Ce dernier doit répondre aussi bien aux tâches administratives, mais aussi à certaines affaires quotidiennes de l’entité. Cela dit, il doit se servir de ses compétences organisationnelles. Pour la gestion de l’entreprise, l’assistant de direction est régulièrement en contact avec les clients et les différents collaborateurs. En clair, c’est un personnel auquel on fait régulièrement appel. Afin de répondre aux différentes missions, l’assistant doit s’appuyer sur une bonne organisation. À cet effet, il peut établir un emploi de temps hebdomadaire.

Aussi, il doit être rigoureux et méthodique. L’utilisation des outils comme Google Keps, Trello ou Evernote sont nécessaires pour optimiser son temps. L’assistant de direction doit savoir gérer son temps. Il doit prioriser le plus souvent les tâches urgentes. Une bonne gestion du temps implique notamment la ponctualité. Une grande habileté dans la gestion du temps est aussi essentielle pour exécuter son agenda quotidien. L’assistant de direction doit disposer de toutes les informations relatives aux différents projets de l’entreprise.  

Avoir une grande polyvalence

La polyvalence est une qualité indispensable pour un assistant de direction. En effet, il doit être capable d’assumer des missions diversifiées en fonction des besoins de son entreprise ou de son supérieur hiérarchique. Il peut ainsi se voir attribuer toutes sortes de tâches allant d’une simple rédaction à la gestion de projets complexes.

Un bon assistant de direction doit aussi posséder un excellent sens relationnel. Cela implique qu’il doit être en mesure d’établir et de maintenir une relation cordiale avec les clients, les partenaires et les autres collaborateurs. Pour cela, il devra faire preuve d’excellentes qualités humaines telles que l’écoute active, la patience, le respect et la courtoisie.

Lorsque l’entreprise subit des changements importants (nouvelle stratégie commerciale ou déménagement), l’assistant sera souvent chargé du suivi administratif qui y est lié. Dans ce cadre-là, sa capacité d’adaptation sera mise à rude épreuve puisqu’il devra s’informer sur ces modifications afin d’y répondre correctement.

Dans certaines situations particulières comme lorsqu’un événement imprévu survient au sein de l’entreprise (absence inattendue du responsable direct par exemple), c’est à lui qu’on fera appel pour remédier aux problèmes rencontrés.

Maîtriser les outils informatiques et les nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC)

L’assistant de direction doit aussi posséder une maîtrise parfaite des outils informatiques et des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC). Effectivement, dans un monde en constante évolution technologique, il est indispensable pour lui d’être au fait des dernières avancées afin d’être capable d’effectuer toutes ses missions avec efficacité.

Il devra notamment maîtriser les différents logiciels bureautiques tels que Word, Excel ou PowerPoint. Il devra aussi être capable de manipuler des outils collaboratifs comme Dropbox ou Google Drive pour faciliter la gestion documentaire à distance. Sa connaissance approfondie du monde virtuel sera très utile lorsqu’il s’agira d’assurer une veille concurrentielle sur le web ou encore pour développer une stratégie marketing digitale.

Il faut à la direction se tenir régulièrement informée des évolutions technologiques liées à son métier en suivant notamment les formations ad hoc. La Digital Learning représente aujourd’hui un moyen intéressant pour obtenir rapidement et simplement ces compétences supplémentaires qui feront toute la différence.

C’est donc en cumulant ces différentes qualités que l’on peut espérer exercer dignement le métier d’un assistant(e) de direction performant(e). Comme on a pu le constater tout au long de cet article consacré aux qualités indispensables requises dans ce domaine professionnel exigeant mais passionnant, polyvalence relationnelle, organisation, capacité adaptative et maîtrise technique sont autant d’exigences qu’il faut respecter scrupuleusement si l’on veut exceller dans ce rôle clé au sein d’une entreprise.

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