Accueil Formation Quelles sont les qualités d’un bon assistant de direction 

Quelles sont les qualités d’un bon assistant de direction 

L’assistant de direction figure parmi les meilleures ressources humaines d’une entreprise. Il joue un rôle essentiel au sein de cette dernière et est parfois considéré comme le secrétaire de direction. Étant donné qu’il s’apparente au bras droit du chef d’entreprise, l’assistant de direction doit disposer de certaines qualités indispensables. Découvrez dans ce dossier quelques-unes de ces qualités !

Savoir communiquer

Pour commencer, il faut dire que l’assistant de direction est au centre de la communication interne et externe de l’entreprise. De fait, il doit avoir une solide base en communication. L’expression et la compréhension sont les principales qualités de communication qu’un assistant de direction doit développer. Ce dernier doit également disposer d’une aisance orale et écrite. Il doit être capable de communiquer délicatement son message à l’endroit du client.

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Certaines formations rémunérées reçues lui permettront de maitriser l’ensemble des différents documents professionnels de l’entreprise de tutelle. Grâce à sa bonne approche de communication, il vulgarise une bonne image de l’entreprise. L’assistant de direction doit savoir rapporter les informations qui lui sont communiquées. En général, les entreprises préfèrent des assistants de direction bilingues ou trilingues.

Disposer d’une bonne capacité d’écoute

Savoir écouter ses interlocuteurs est un indispensable pour un assistant de direction. Cela lui permet de les comprendre et de peaufiner au mieux son message. En effet, lorsqu’on parle d’être à l’écoute, il faut recourir à l’apprentissage et à la compréhension des informations, des besoins et des attentes des destinataires. Pour ce faire, l’assistant de direction doit savoir poser les questions. Cela l’aidera à mieux cerner les informations de son interlocuteur.

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La capacité d’écoute d’un assistant de direction lui permet d’anticiper les attentes et certaines demandes de son supérieur hiérarchique. Cela laisse place à une bonne collaboration. Selon une source, le fait d’être à l’écoute permet de renforcer au fur et à mesure la coopération entre le chef d’entreprise et l’assistant de direction. Dans ce sens, le feedback régulier contribue à l’amélioration de la productivité et de l’efficacité au travail.

Savoir s’organiser

L’organisation est un aspect important pour mener à bien l’ensemble des missions d’un assistant de direction. Ce dernier doit répondre aussi bien aux tâches administratives, mais aussi à certaines affaires quotidiennes de l’entité. Cela dit, il doit se servir de ses compétences organisationnelles. Pour la gestion de l’entreprise, l’assistant de direction est régulièrement en contact avec les clients et les différents collaborateurs. En clair, c’est un personnel auquel on fait régulièrement appel. Afin de répondre aux différentes missions, l’assistant doit s’appuyer sur une bonne organisation. À cet effet, il peut établir un emploi de temps hebdomadaire.

Aussi, il doit être rigoureux et méthodique. L’utilisation des outils comme Google Keps, Trello ou Evernote sont nécessaires pour optimiser son temps. L’assistant de direction doit savoir gérer son temps. Il doit prioriser le plus souvent les tâches urgentes. Une bonne gestion du temps implique notamment la ponctualité. Une grande habileté dans la gestion du temps est aussi essentielle pour exécuter son agenda quotidien. L’assistant de direction doit disposer de toutes les informations relatives aux différents projets de l’entreprise.  

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